Mail Merge

Mail merge adalah Surat masal, Kemampuan komputer untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat. Secara teknis, dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut dikirimkan, kemudian pada proses pengiriman, kedua file tersebut digabungkan.
Langkah-langkah membuat mailmerge di open office.
Membuat Mail-merge di Ms. Word 2007
1. Membuat dokumen utama
2. Pilih menu Mailings
3. Pilih menu start Mail Merge
4. Pilih menu Step by step Mail Merge Wizard
5. Di sebelah kanan akan muncul sub menu mail merge. Pilih letters untuk membuat tipe dokumen dalam bentuk surat. Setelah itu dilanjutkan dengan menekan tombol next yang ada di bawah.
6. Pada step ke-2, pilihlah use the current document untuk menggunakan dokumen yang sedang digunakan atau pada saat awal telah di buat.Setelah itu dilanjutkan dengan menekan tombol next yang ada di bawah
7. Pilihlah Type a new list untuk membuat daftar atau data baru yang akan digunakan atau dimasukkan ke dalam surat. Lanjutkan dengan menekan create…
8. Setelah muncul jendela New addres list, pilih sub menu Customize Columns…. sub menu ini digunakan jika kita hendak mengganti judul data yang akan di masukan.
9.Pada sub menu tersebut telah terdapat daftar judul data. Untuk menghapusnya tekan menu Delete.
10. Untuk memasukan judul data yang baru sesuai keinginan, pilihlah menu Add. Muncul Add Field, Isi kolom kosong yang tersedia dengan judul data yang dibutuhkan. Tekan OK untuk mengakhiri.
11. Setelah proses itu selesai, isilah judul data dengan data-data yang dibutuhkan dengan menekan new entry. Untuk mengakhiri tekan OK
12. Secara otomatis akan muncul menu save. Simpanlah data yang tadi telah dibuat, misalnya di my dockumen. Beri nama file data tersebut, misalnya coba-coba. Setelah itu akan muncul menu mail merge recipients. Jika sudah yakin dengan data yang dimasukan pilih lah OK.
13. Namun jika anda menemukan ada data yang salah saat anda masukan, maka klik nama file yang ada di kolom data source. Lalu pilih menu Edit.
14. Jika sudah kembali ke lembar kerja pilihlah menu insert Merge field.
15. Masukan judul data pada tempat yang sesuai.
16. Untuk menampilkan hasilnya pilih Preview Results lalu geser kekiri atau kekanan tanda panah untuk melihat hasil yang lain.
17. Untuk mencetak alamat pada amplop. Pilih menu Start Mail Merge, lalu pilih Envelopes.
18. Setelah itu akan muncul Envelope Option. Anda harus mengatur ukuran amplop, jenis huruf dan letak dari alamat penerima dan alamat pengirim
19. Setelah itu akan muncul tampilan amplop seperti di bawah ini.
Kita dapat menuliskan alamat rumah, kantor, atau yang lain, di pojok kiri atas, sebagai alamat pengirim. Dan di sebelah tengah bawah dapat memasukkan alamat penerima dari data-base yang telah di buat sebelumnya,dengan cara pilih Insert Merge Field, lalu masukkan field-field yang dibutuhkan.
20. Untuk mencetak alamat pada label. Pilih menu Start Mail Merge,pilih Labels
21. Lalu akan muncul Label Option, misalnya saja kita ingin membuat 30 label per halaman maka pilih 30 per page lalu tekan OK.
22. Setelah masuk work sheet masukkan field yang di inginkan pada bagian yang paling awal saja. Lalu tekan Preview Result sebanyak dua kali maka computer akan otomatis menjadikan format tsb sebagai paten dan mencetak alamat berikutnya seperti format yang kita tulis, tentu dengan alamat yang berbeda.
23. Untuk mencetak hasilnya, mulai dari membuat alamat di dalam surat, di amplop, dan label. Kita pilih icon Ms.Office lalu pilih print. Pilih OK jika settingan sudah benar.